Автоматизация делопроизводства организаций, работающих с тысячами документов ежедневно
Программное решение DocFlow Creatio позволяет комплексно управлять процессами создания, регистрации, рецензирования, согласования, исполнения и архивирования документов предприятия.
- Электронизация документов
Регистрируйте электронные документы на основе входящих электронных писем. Переводите поступившие и созданные бумажные документы в электронный вид с помощью потокового сканирования и автоматического присоединения сканированного образа к карточке документа. Оставляйте для физического хранения только необходимые оригинальные документы. Минимизируйте физическое перемещение и хранение документов и связанные с этим риски. - Управление документами
Регистрируйте входящую и исходящую корреспонденцию с автоматическим уведомлением заинтересованных лиц. Проверяйте и используйте электронную подпись. Проводите электронное согласование и утверждение документов. Управляйте версионностью вами созданных документов. Используйте гибкую систему настройки прав доступа к документам. Получите механизм контроля использования документа (ознакомление, модификация, копирование, печать). Управляйте жизненным циклом электронного документа от его создания до его автоматического удаления. - Управление библиотеками
Создавайте библиотеки однотипных электронных документов для более удобного управления (например, библиотека договоров и т.д.). Позвольте пользователям в рамках присвоенных прав доступа создавать свои собственные виртуальные библиотеки избранных документов без дублирования самих документов. - Регистр электронных дел
Формируйте группы электронных документов, объединенных общей темой или бизнес-процессом (электронное дело). Устанавливайте связи с другими объектами системы (персона, партнер, клиент, сотрудник, структурное подразделение и т.д.), а также связь с регистром бумажных дел в архиве. Управляйте жизненным циклом электронного дела с момента его создания до его автоматического удаления по завершению установленного срока хранения. - Управление бумажным архивом
Регистрируйте архивные документы и дела. Пользуйтесь связью с электронными документами и электронным делом, журналом выдачи и приемки физических документов. Осуществляйте контроль нахождения документов «в пути». Управляйте жизненным циклом хранения физических документов, получайте электронное задание и список на изъятие и уничтожение архивного дела и связанных физических документов по настроенному регламенту хранения. Получите полный контроль над соответствием требованиям GDPR. - Автоматизированный процесс согласования документов
Настройте параллельный или последовательный процесс согласования, а также установите соответствующие условия для согласования документов в несколько этапов. Система DocFlow автоматически оповестит всех участвующих в процессе согласования сотрудников о сроках и статусе согласования, а также отправит сообщение ответственному лицу, когда процесс согласования будет завершен. - Контроль выполнения заданий
Прозрачность контроля выполнения данных сотрудникам заданий: устанавливайте сроки, назначайте ответственных лиц и ожидаемые результаты. Система автоматически отправит напоминания на электронную почту исполнителю и руководителю о приближающемся сроке выполнения задания. - Взаимная интеграция модулей
Просматривайте внутренние решения и связанные с ними нормативные документы коллегиальных институций в одном окне. DocFlow позволяет настроить связи между документами и обеспечить быстрый переход от одного документа к другому с помощью активных ссылок. - Редактирование документов
Добавляйте новые документы MS Word и редактируйте уже загруженные документы, не выходя из системы. Сохраняйте историю внесенных поправок и ведите архив предыдущих версий документа. - Поиск документов
Находите любой сохраненный в системе документ по его параметрам или ключевому слову в названии или содержании документа (файлы формата MS Word, PDF).
Подробнее ознакомититься с продуктом и заказать можно на онлайн-площадке нашего официального партнера Creatio.
